Procedure verlies van een bibliotheekwerk

Printvriendelijke versie

Melding

  • Meld elk verlies van of schade aan bibliotheekmateriaal (ook lockersleutels) onmiddellijk aan de Bibliotheek. Zware schade wordt gelijkgesteld aan verlies. Bij het niet inleveren van werken na een 4de aanmaning worden deze werken ook als verloren beschouwd en dient deze procedure opgestart te worden.
  • Kom zo snel mogelijk de Verklaring van Verlies ondertekenen of scan het volgende ingevulde én ondertekende document in en stuur het naar de bibliotheek op het algemeen e-mail adres van de campusbibliotheek tot dewelke het uitgeleende item behoort.
  • Zolang je geen Verklaring ondertekend hebt, worden je leenrechten geblokkeerd en loopt een mogelijke boete door. Bij ondertekening van de Verklaring stopt de boete en moet je deze onmiddellijk betalen. Na deze betaling heb je weer leenrechten.
  • Bij niet naleving van deze procedure worden je leenrechten definitief geblokkeerd. Ook zal de juridische dienst ingeschakeld worden en een ingebrekestelling opgesteld worden.

Diefstal

  • Doe bij diefstal (zowel binnen als buiten Odisee) steeds aangifte bij de politie en vraag dat er een PV opgemaakt wordt. Bezorg als bewijs een kopie van het PV aan de Bibliotheek (aan dit formulier bevestigen of mee inscannen en doorsturen). Bij diefstal binnen Odisee moet de plaatselijke administratief verantwoordelijke eveneens verwittigd worden.
  • Indien het om een diefstal gaat, dan betaal je geen kosten, alleen de mogelijke boete. Indien je een diefstalverzekering hebt, dan doe je ook aangifte bij je verzekeringsmaatschappij, zodat die Odisee voor de vervangwaarde kan vergoeden (kopie aan dit formulier bevestigen of inscannen en doorsturen).

Vervanging

  • Voor de vervanging heb je de keuze: ofwel zorg je binnen de 2 maanden na melding zelf voor een identiek exemplaar en doe je daarvoor de nodige uitgaven, ofwel doet Odisee de vervangingsacties en betaal je de bijbehorende kosten aan Odisee.
  • Wanneer Odisee voor de vervanging zorgt, dan ben je verplicht een aantal kosten te betalen:
    • een vaste administratiekost van 6 EUR;
    • in geval van aankoop: de prijs bij de leverancier
    • in geval van kopies (meestal in combinatie met IBL): kopie- en eventuele inbindkosten (factuurprijs); eventueel kan je zelf op eigen kosten kopies maken en laten inbinden.
    • in geval van IBL voor kopies: minstens 2,50 EUR per IBL-aanvraag en mogelijke verzendingskosten.
  • Bij de melding worden de vervangingskosten zo snel als mogelijk berekend en aan de balie aan jou ter betaling voorgelegd.

Speciale gevallen

  • Indien geen identiek item gekocht kan worden, en er geen vervanging mogelijk is via kopies, dan wordt een valabel alternatief aangekocht.
  • Indien het verlies een afstudeerwerk betreft, betaal je een vast bedrag van 15 EUR voor alle kosten verbonden aan het verlies. Voor een lockersleutel is de vaste vervangwaarde 6 EUR.
  • Indien het verlies een item betreft, dat via IBL bij een andere instelling werd aangevraagd, dan wordt de procedure en kostenstructuur gevolgd die geldt in de leverende instelling.
  • Indien het verlorene toch nog teruggevonden wordt, verwittig dan onmiddellijk het bibpersoneel en bezorg het item zo snel mogelijk terug. Er kunnen zich 3 gevallen voordoen:
    • Je brengt het gevonden item terug, nog voor de vervangingsprocedure effectief gestart werd. In dat geval moet je niets betalen (behalve de eventuele boete) en de vervangingsprocedure wordt gestopt.
    • Op het moment van het terugbrengen is de vervangingsprocedure reeds gestart, je hebt de vervangingskosten reeds betaald, maar het item is nog niet geleverd en de bestelling of IBL-aanvraag kan nog geannuleerd worden. De vervangingsprocedure wordt, indien nog mogelijk, gestopt. Je krijgt in dat geval de reeds betaalde vervangingskosten terug gestort, mits afhouding van 6 EUR administratiekosten.
    • Bij het terugbrengen is de vervangingsprocedure al ver gevorderd: het nieuwe item is reeds geleverd, of de levering of IBL-aanvraag kan niet meer geannuleerd worden. In dat geval worden de betaalde vervangingskosten (aankoopprijs, IBL, kopieerkost, inbindkost, administratiekost) niet teruggestort, maar je krijgt het nieuw aangekochte of gekopieerde exemplaar in bezit.